Rendre dynamique l’animation de réunion en ligne : retour sur un séminaire contexte covid

Publié par Audrey Korczynska, le 19 octobre 2020   490

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Un brin de contexte : l’animation du réseau de culture scientifique Grenoble Alpes

La Casemate, comme tout autre Centre de Culture Scientifique Technique et Industriel, endosse un rôle historique d’animation du réseau d’acteurs culturels et scientifiques locaux, notamment à travers la coordination de la Fête de la Science. Depuis 2017, ce rôle est renforcé dans la région Grenoble-Alpes par l’impulsion par la métropole d’un tout premier programme culturel annuel sur les sciences, coordonné par La Casemate :Une Saison…(SaisonEtoiles, SaisonPlanete, SaisonTerre).


Ce programme a deux objectifs majeurs : valoriser auprès des habitants Grenoble-Alpes les initiatives et les acteurs de culture scientifique et du côté pro, de faire se rencontrer et favoriser les collaborations entre les partenaires locaux.

Des séminaires collaboratifs trois fois par an

Depuis juin 2017, les acteurs du territoire intéressés par la diffusion scientifique se rencontrent trois fois par an lors de séminaires (dont vous pouvez voir un aperçu ici ou ici !) d’échanges et de collaborations. Ces acteurs sont au nombre de 20 à 40, selon disponibilités et intérêts pour les thématiques, et diversifiés : de bibliothèques aux services d’universités en passant par des collectivités, des artistes, des associations, des acteurs éducatifs, des musées, etc.

Un premier séminaire COVID !

Ce jeudi 15 octobre 2020 a eu lieu le premier séminaire “Une Saison” organisé dans le contexte sanitaire Covid, donc le premier à avoir lieu en ligne ! Lors des séminaires en présentiel, il m’est essentiel de proposer des moments interactifs et collaboratifs qui permettent de co-créer les saisons, de prendre des décisions communes, d’échanger des bonnes pratiques et qui forcent les partenaires à se parler et mieux se connaître. Il m’était donc important de trouver des solutions pour que cet esprit d’échanges soit aussi ressenti lors de la session en ligne. Et quoi de plus fatiguant que de maintenir son attention pendant une réunion en ligne d’une heure trente face au monologue d’un écran d’ordinateur !

L’utilisation d’outils d’animation

Tout d’abord, nos réunions sont organisées via le logiciel zoom. Je commence donc par une introduction aux actions possibles sur la plateforme : tchat, levé de main… pendant que tout le monde se connecte. Cela permet de tester et accueillir en même temps sans que les invités s’impatientent.

Introduction : tour de table en ligne

J’ai opté pour un tour de table avec présentation de chacun en vidéo par quelques mots pour que tout le monde puisse prendre la parole et voir les têtes de chacun avant d’éventuels arrêts de vidéos à cause de mauvaises connections. Lorsque les participants sont peu nombreux (20 dans notre cas), la longueur est acceptable. Si un micro ne fonctionne pas, passez rapidement à la personne suivante et refaites un essai plus tard dans la réunion. Cela évite les longueurs sur les pannes. Si besoin, présentez la personne vous même (si vous la connaissez) ou demandez lui de se présenter par écrit.

  • Tips : bien cadrer les interventions pour que les participants ne s’étendent pas trop ! Désigner un maitre du temps permettra de s’assurer que les interventions ne sont pas trop longues.

En parallèle, j’ai demandé à tous de remplir une feuille de présence (une feuille de calcul google docs), avec les coordonnées de chacun pour que les contacts puissent se nouer et avoir une trace des présences. Si google n’est pas votre meilleur ami, des solutions libres existent comme framacalc.

Lorsque le nombre de participants dépasse la vingtaine, cette solution est plus digeste. On peut aussi penser à inviter aux présentations via le tchat de la réunion en ajoutant des détails un peu décalés pour ajouter une dimension sympathique au tour de table (nom, prénom + votre animal préféré ou la météo chez vous pour des réunions moins locales !).

Petite pause vidéo dans votre lecture : la préparation physique et psychologique !

Parce que ça ne passe pas tout par les outils :)


Pendant la réunion : ajouter du participatif

Sondages - Au fil de la réunion, j’ai prévu trois sondages à intervalles assez réguliers. Pour lancer des sondages, voir des quizz, il existe des solutions en ligne sans besoin d’inscription comme Kahootou Wooclap. J’ai décidé de ne pas multiplier les ouvertures de liens et de passer par les sondages Zoom. Je les ai préparés en avance sur la plateforme en backoffice, après avoir activé cette option sur notre compte pro et fait un test en interne. Les questions sont lancées par l’animateur de la réunion quand il le décide. Après un temps laissé aux participants pour répondre (tout en continuant la présentation), on revient sur le sondage pour lire les réponses et on invite à la réaction.

  • Erreur de première utilisation : j’avais pensé que je retrouverais les réponses aux sondages dans la plateforme Zoom après avoir mis fin à la réunion ce qui n’a pas été le cas… J’ai donc perdu les réponses !

Nuage de mot – Comme le thème de cette réunion était l’organisation d’événements autour des sciences de la Terre, j’ai lancé un nuage de mot pour faire réfléchir un peu les participants. En accédant à une plateforme en ligne, ils devaient ajouter un ou plusieurs mots qui leur faisait penser aux sciences de la Terre. J’ai opté pour la solution answergardenqui a très bien fonctionné. Le nuage peut être accessible à partir du lien directement ou avec un code d’accès.
Image nuage de mot.

Brainstorming ou partage d’idées : quel outil choisir ?

Le point central de la réunion était le partage d’idées et de ressources pour la mise en place d’événements pour le public autour des sciences de la Terre. En présentiel, j’utilise soit les classiques post-its soit un petit questionnaire à remplir qui permettent d’indiquer son projet, ses besoins pour assurer la concrétisation d’un projet, ses ressources à partager avec la communauté. Ces outils me permettent de collecter les informations en fin de réunion pour mieux les partager avec les partenaires non présents.

J’ai cherché des solutions pour organiser cette étape de la réunion, notamment à travers les outils de post-it ou de brainstorming en ligne comme Scrumblr (https://scrumble.io/), NoteApp (https://noteapp.com/), Bubbl.us (https://bubbl.us/) , padlet (padlet.com), lino (http://en.linoit.com/) , pinup (https://pinup.com/)… J’ai vite compris que ces solutions étaient limitées pour l’utilisation souhaitée : inscription nécessaire, post-its peu lisibles ou avec un nombre de caractères limités, possibilités d’enregistrement et de récupération des données peu faciles…

Je suis donc revenue simplement à mon tableau de calcul du début de réunion (liste d’émargement) à laquelle j’ai collé quatre colonnes préparées par avance. J’ai demandé aux acteurs de revenir sur le document (avantage d'avoir déjà été ouvert et utilisé) pour ajouter leurs informations à partager.

  • Si vous passez par Google document, n’oubliez pas de modifier les conditions de partage pour que tout utilisateur possédant le lien puisse contribuer !

Bonnes pratiques et pistes d’amélioration

La réunion s’est plutôt bien déroulée, de manière fluide avec de bonnes participations comme en présentiel. Tout le monde est resté jusqu’à la fin et a semblé attentif à toutes les étapes ! Avec des interventions participatives dosées et régulières au long de ma présentation (qui a duré environ 45 minutes de la connexion à la fin de la partie présentation), je pense avoir plutôt réussi le pari de l’animation sans en faire trop (je laisse mes partenaires réagir si tel n’était pas le cas !).

Nous n’avons pas vraiment rencontré de problèmes techniques à part le plantage de mon power point (vite repéré et redémarré) et le fait que la présentation power point en écran partagé doit être en plein écran pour le présentateur aussi ☺ Les participants voient ce que voient le présentateur ! (J’avais laissé ma présentation en mode « présentateur » avec commentaires inclus !). Bien vérifier que les liens vers votre réunion fonctionnent ! L’un des miens ne marchait pas, j’ai donc envoyé un rappel avec un lien corrigé quelques heures avant la dite réunion. Cela permet aussi aux participants de retrouver plus facilement la connection le jour J.

Vous l’aurez en tout cas compris, une bonne préparation et quelques tests préalables sont essentiels pour organiser et animer ce type de réunions !

  • Tip : les liens vers les logiciels et documents participatifs sont préparés en amont de la réunion et gardés de façon accessible lors de la réunion pour les partager sur le tchat. Les liens ne seront accessibles qu’aux personnes présentes dans le tchat sur le moment ! Si des personnes arrivent en cours de route, il faudra repartager. Les liens seront vite perdus dans les conversations si les participants sont bavards, ne pas hésiter à les repartager ☺

Pistes d’amélioration

  • Prévenir les participants qu’ils devront ouvrir des liens pendant la réunion : certains devant jongler avec plusieurs écrans et autres difficultés techniques
  • Prévoir un animateur du tchat car il est difficile de lire les commentaires écrits tout en animant la réunion !
    • Penser à se mettre d’accord avec l’animateur sur son intervention : répond-il en direct par écrit ? Soulève t’il les questions à l’oral ? Si oui, à quel moment ? L’animateur du tchat peut être le responsable pour partager les liens vers les logiciels et autres documents participatifs ce qui évite au présentateur d’avoir à arrêter le partage d’écran pour trouver les liens et les coller dans le tchat !
  • Prévoir un SAV technique ! 
    • Le plus serait d’avoir un troisième collègue vers qui diriger les personnes qui ont des problèmes de connexion par mail ou téléphone. Pendant la réunion, j’ai reçu un mail d’au secours auquel je n’ai bien sûr pas pu répondre…
  • Pour ajouter du participatif, comme dans les réunions habituelles : désigner un maitre du temps (surtout pour le tour de table !) et si nécessaire un rédacteur de compte rendu. Ce compte rendu peut aussi être imaginé rédigé à plusieurs mains via des solutions collaboratives comme framapad, google document, etc.
  • Si la réunion proposée est très longue, permettre aux participants de prendre une petite pause hors écran après 45 minutes ou les inviter à regarder par la fenêtre ☺
  • Prendre une capture d’écran ! Je n’ai pas pensé à prendre une petite photo de la réunion… Dommage pour la communication et valorisation de la réunion !
  • Encore plus que dans les réunions présentielles : limitez vous à 1h30 ! Un maitre du temps peut vous aider si vous avez tendance à dépasser.
  • Copiez le contenu du Tchat avant la fin de la réunion pour la conserver et la partager dans le compte-rendu.

Petit complément de conseils par la mission innovation publique de Grenoble-Alpes Métropole  :

  • Prévoir une animation dynamique et énergique en utilisant son corps, ses mains.  
  • Adopter un ton de voix animé avec de l'énergie.
  • Regarder la caméra pour que le public ait l'impression que vous le regardez. S'il vous est difficile de regarder la caméra : coller des photos et dessins de personnes à côté de la webcam pour la regarder plus facilement.
  • Prendre du recul par rapport à son écran.
  • Utiliser les mains dans le cadre de la caméra qui vont aider à maintenir l’attention du public.

Voir ci-contre la check list de la réunion en ligne : merci à la mission innovation publique et Julie Falcot, Chef de projet Culture Scientifique, Technique et Industrielle de Grenoble Alpes Métropole pour le partage !

Pour découvrir d'autres outils et une expérience complémentaire, rendez-vous sur l'article de Sandy Au Petit, chargée de médiation scientifique à l'Université Grenoble Alpes.


Merci à toutes et à tous d'avoir lu mon retour d'expérience. N'hésitez pas à partager vos bonnes pratiques et outils en commentaires !

Audrey Korczynska, chargée de projets à La Casemate et coordinatrice d'Une Saison...

Image header par Alexandra_Koch de Pixabay.